La automatización ya está presente en nuestras vidas: desde una cadena de ensamblaje mecanizada hasta los primeros coches autónomos, ero son estos robots de software invisibles (RPA), de los que todo el mundo habla, los que están agitando todas lo ámbitos y departamentos de compañías en todo el mundo para reducir costes, disminuir errores, mejorar la eficiencia, ser mas ágiles y mejorar la productividad.
¿Que es el RPA?
El RPA (Robotic Process Automation) es un tipo de software que automatiza aquellas tareas que los usuarios realizan de manera manual cuando interactúan con la interfaz de usuario de aplicaciones informáticas.
Todos aquellos procesos manuales en el que los usuarios emplean entre 30 o 60 minutos de su tiempo, donde tienen que introducir datos en mas de un sistema desde hojas Excel y que no requieren intervención humana para tomar una decisión o revisar los datos son susceptibles de necesitar una herramienta RPA que los automatice.
¿Cuales son sus ventajas?
En ocasiones se ha referido a las herramientas RPA como una macro con esteroides puesto que registran las acciones que un usuario realiza para completar una tarea interactuando con un ordenador, y luego replica esas acciones tantas veces como sea necesario y a un ritmo muy rápido. Pero no es solo una cuestión de rendimiento:
Puede navegar por diferentes entornos digitales: el software RPA se ajusta a entornos cambiantes, movimiento en iconos o botones, diferencias en los tamaños de pantalla y una gran cantidad de otras variables.
Está diseñado para la complejidad: las herramientas RPA no están diseñadas para completar tareas; están diseñadas para completar procesos, incluidos aquellos complejos que requerirían miles de líneas de script para automatizar.
Está destinado a ser utilizado a nivel empresarial: el software RPA se utiliza mejor cuando se implementa en toda la empresa y permitiendo que múltiples departamentos se centren en el trabajo de valor agregado no solo en una sola computadora que ejecuta una sola macro.
No es invasivo: en lugar de jugar con la programación personalizada o la codificación de integración directa, El software RPA se integra en el front-end para facilitar la configuración y facilitar el paso de datos entre sistemas.
Es rápido de implementar y rápido de escalar: los usuarios pueden estar listos y en funcionamiento, automatizando tareas en literalmente minutos con el software RPA, y la facilidad de uso se presta a un uso proliferativo en toda la organización, tanto por parte de los usuarios comerciales como informáticos.
Funciona bien con otros sistemas: los usuarios deben ser capaces de crear tareas automatizadas que utilizan toda su línea de sistemas de negocios sin un solo tropiezo. Estamos hablando de sistemas heredados, ERPs, aplicaciones en la nube, Microsoft, su Spotify, todo.
Incluye características que fomentan el trabajo rápido: el software RPA debe, como mínimo, necesita crear y ejecutar tareas de forma rápida y efectiva. Entre estas características debe tener asistentes, comandos de arrastrar y soltar, una limpia y amigable interfaz de usuario e integraciones con sistemas de uso diario como Excel, SAP, Citrix, entre otros.
¿Que podemos hacer con el?
Las herramientas RPA integran cientos de acciones predefinidas para facilitar la puesta en marcha de automatización de procesos:
- Recepción de facturas de proveedor, digitalización mediante OCR e integración de los datos en ERP.
- Altas de nuevos usuarios en Vmware, Active Directory, nuevas cuentas de correo o passwords para nuevos empleados.
- Monitorización de rendimiento y sistema de redes.
- Integración con aplicaciones como Excel, VMware, Servicios Web, MS SharePoint, ERPs, MS Dynamics, Emulación de terminaels, PDFs, entre otros.
- Monitorización de la BBDD, consultas SQL y procedimientos almacenados.
- Bajar y subir archivos a FTP y gestionar los datos de los mismos publicándolos en diferentes formatos como excel, web, integrándolos con ERP o EDI.
- Generación de archivos claves, soporte PGP/PGP abierto, cifrado / descifrado y firma y verificación.
- Extracción automática de datos de .csv y Excel y transferencia de los mismos a BBDD y otros formatos.
- Notificación de alertas vía email, SMS o cuadros de dialogo.
- Extracción automatizada de datos de Webs y para su posterior publicación en cuadros de mando, excels u otros formatos.
- Generación de informes de forma regular y envío por email.
- Redes Sociales.
- Control de fallos y excepciones.
- Integración en la nube.
RPA por industria
Dada su flexibilidad, el RPA es útil y transformador en todos los sectores industriales ya que puede funcionar e integrar procesos entre todos los departamentos, puede crear workflows mas o menos complejos tanto para usuarios, usuarios técnicos o superusuarios de negocio, se puede integrar en todo tipo de sistemas de empresa como ERPs, CRMs, bbdd, Gestores documentales, entre otros, y sirve para todos los tamaños de empresa.
Bancos y servicios financieros
Las empresas de servicios bancarios y financieros gestionan muchos datos. Por lo general y desafortunadamente, tratan de hacerlo en entornos complejos que implican aplicaciones antiguas, sistemas de registro dispares debido a fusiones y adquisiciones y demasiado papel.
RPA puede administrar con rapidez y precisión transferencias de grandes volúmenes de datos y otros procesos a través de una infraestructura compleja. Además, puede ayudar a gestionar los estrictos requisitos de cumplimiento normativo de la industria financiera.
Salud
Afortunadamente, transferir y manipular datos entre sistemas dispares es una competencia central del software de RPA. En el sector de salud, RPA se utiliza para actualizar las historias clínicas de los pacientes, procesar reclamos, programar consultas, gestionar planes dietarios, entre otros.
Cabe destacar también la seguridad basada en roles, común en las soluciones de RPA para empresas, que resulta especialmente útil para proteger la sensibilidad de los datos médicos.
Seguros
Las compañías de seguros son instituciones sujetas a muchas regulaciones. Por lo tanto, se ven obligados a enfrentar requisitos muy altos en términos de auditoría, calidad de datos y seguridad. Las empresas aseguradoras presentan una amplia gama de procesos a los que se puede aplicar el método RPA.
Por ejemplo, los bots pueden gestionar casi todas las etapas del proceso de adjudicación de reclamaciones: ingresar al sistema de reclamaciones, descargar y verificar los reclamos, correlacionar los reclamos con la información de los beneficios y calcular los pagos. Los usuarios solo necesitan ocuparse de las excepciones que requieren criterio humano.
Retail
En la venta minorista, es posible que RPA se utilice para tareas de back office como la gestión de inventario y el procesamiento de pedidos. La flexibilidad de RPA ayuda a gestionar los procesos de los locales con diferentes horarios. Un bot puede recopilar datos de ventas para generar un reporte al finalizar la jornada.
Manufactura
Con el aumento de la competencia global y con clientes que esperan entregas más rápidas que nunca, RPA puede resultar clave para ayudar a aumentar la productividad y reducir el tiempo de comercialización.
El sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es la piedra angular de toda empresa manufacturera. El software de RPA puede conectarse con el sistema ERP para integrar ampliamente los datos de la empresa y las opciones de generación de reportes personalizados que quizás no estén directamente disponibles desde el sistema ERP.
Telecomunicaciones
El éxito en la industria de las telecomunicaciones está determinado por la calidad de la atención brindada al cliente. Al mismo tiempo, las empresas de telecomunicaciones están sobrecargadas con un gran volumen de procesos administrativos repetitivos, estas tareas consumen el tiempo que un empleado podría dedicar a los clientes, ya que la baja velocidad de procesamiento y los errores humanos perjudican la experiencia del cliente.
RPA aumenta la precisión, mejora la eficiencia operativa y proporciona un acceso rápido y fácil a los datos, fundamental para proporcionar un gran servicio.
Energía y servicios públicos
RPA se destaca en los sistemas de monitorización y en la ejecución de acciones automáticas si se descubre un problema.
Como sucede en otras industrias, RPA agiliza el trabajo de back office, como los procesos de medición, facturación y generación de reportes, así como las tareas de front office. Los servicios públicos suelen estar muy regulados y RPA ayuda a generar los reportes que exigen los auditores.
La punta del iceberg
Pero ¿Qué más podremos hacer con RPA cuando cada vez más se combine con la inteligencia artificial de forma que esta automatización cada vez sea más desasistida de la intervención humana? y ¿Qué significará esto para nuestro negocio? ¿Cómo se implementará esta tecnología disruptiva para servir mejor a nuestros clientes y al mismo tiempo gestionar nuestra compañía de un modo más eficiente? Son preguntas aún sin respuesta. Lo que si podemos asegurar que las posibilidades de este tipo de software son infinitas y sólo estamos empezando a vislumbrar lo que sucederá en la próxima década.
